+7 (499) 653-60-72 Доб. 355Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 525Санкт-Петербург и область

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации. При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях. Документация подлежит нумерации для её упорядочивания.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оборотно-сальдовая ведомость. Пример.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Учет исходящих писем и входящих

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму. Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот.

Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов. Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях.

Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией. Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место.

Как работать с входящими нерегистрируемыми документами. Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку.

В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении Таблица 2. После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно. Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции.

Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами. Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов не являющихся корреспонденцией , то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо. Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству обычно это инструкция или в простом приказе по основной деятельности.

Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех. Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо Пример 1. С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов. Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них.

На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них. Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами.

Оно определяется интуитивно. Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры. Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно. Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма. Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой. Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней.

Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс. Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:. Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией.

Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления. При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их. Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др.

Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть. В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности Пример 2.

Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр. Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации. Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов — это большая ошибка. Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату. Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так — это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции. И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации.

Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка. Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него.

Затем — реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены. Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов Пример 3. Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами.

Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги. Конечно, это шутка. Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа.

Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен. Вполне достаточно копии, а еще лучше — скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя. Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело. Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел. Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре.

Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю — дело очень рискованное. Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение — организации и учреждения, работающие сезонно. Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в году, то в номенклатуре года ему не место.

Кроме того, номенклатура дел — это еще и учетный документ. По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем.

Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год. Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором. Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января.

Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов — неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения. И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены.

Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению. Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу. Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т.

Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида. Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи — 15 лет статьи 35, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

Они тоже помещаются в отдельные дела. Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика. Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно. Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив. Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли.

В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма. Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом. Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы.

Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации. Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии.

Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок?

1с исправить нумерацию документов. Бухучет инфо. Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов. Other translations Администрация учреждения отправила все письма автора Комитету и его сестре и сообщила ему их исходящие номера. The prison authorities sent all his letters to the Committee and his sister, and informed him of the registration numbers thereof. Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Очень часто перед бухгалтерами возникает вполне логичный вопрос как восстановить нумерацию документов в 1С 8. В данном материале мы постараемся детально и доходчиво объяснить все необходимые действия.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Как ставить исходящие номера на письма

Что делать, если в 1С 8. Но, к сожалению, она делает проверку на правильность нумерации только по кассовым документам и по. Появится следующее окно:. Как видим, у нас нарушена нумерация документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Быстрая и автоматическая нумерация в excel

Активировать демодоступ. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

1с исправить нумерацию документов. Бухучет инфо

Проводить занятия по арт-терапии, музыкальной терапии и т. Вы можете обратиться с письменной жалобой на действия пристава к его начальнику, приложив подтверждающие ваши доводы документы.

Как работнице написать заявление на отпуск по родам, расскажем в нашем материале. Впрочем, составлять счета-фактуры при реализации товаров физлицам не запрещено. Заявление о предоставлении свидания с осужденным. Будущее льготы в налоговой отрасли при покупке авто.

Нумерация исходящих писем и приказов. как лучше поступить-в журнале регистрации исходящей корреспонденции были пропущены.

Как правило, это позволяет сдвинуть дело с мертвой точки. Кому и когда можно получить пенсионные накопления. Таким образом, вы как продавец свою обязанность по передаче товара исполнили, а она свою обязанность по оплате товара тоже исполнила и требовать возврата денег не.

В зависимости от региона, цена может значительно разниться. И нередкой становится ситуация, когда подобные салоны оформляют продажу простым рукописным договором.

Нумерация исходящих писем и приказов

Для ведения личного подсобного хозяйства (приусадебный земельный участок) Размещение жилого дома, указанного в описании вида разрешенного использования с кодом 2. Чаще, все-таки, встречается окладная схема. Если человек, который хочет привлечь к ответственности должностное лицо за взятие взятки, написал заявление, но по факту он не давал взятку, то ему может грозить наказание по ст.

Правила нумерации приказов в организации

Налогоплательщик обязан исчислить и уплатить сумму налога за налоговый период самостоятельно по налоговой ставке за каждое транспортное средство. В итоге правительство отозвало свою поправку и поддержало поправку депутатов. При этом наследственное имущество уже считается принадлежащим этому наследнику, и после его смерти к его наследникам переходит не право на принятие наследства, а само наследственное имущество.

Дальше налоговая служба должна все делать только согласно закону. Данные действия считаются незаконными, и их можно оспорить в суде.

Если сделка совершена в начале года, например, в январе или феврале текущего года, совершенно незачем ждать целых десять-одиннадцать месяцев для наступления момента получения свидетельства. Все документы прилагаются в копиях, которые необходимо заверить у нотариуса или работодателя.

Родила сынаон долгожданный ребёнок ( 8 лет) не могла иметь детей. Факт передачи денег оформляется распиской. Если срок для смены составляет более шести месяцев, то продление невозможно.

По мере заряжания значение напряжения на клеммах аккумулятора приближается к выдаваемому зарядным устройством, а значение тока приближается к нулю. Всем привет, хотелось бы поинтересоваться у опытных про сколько действительны результаты ээг.

Кроме того, потерпевший может получить компенсацию ущерба без оформления бумаг и судебных издержек, а виновник избежит возмещения судебных расходов. После дело передается участковому инспектору, который обязан провести с нарушителями профилактическую беседу во избежание дальнейших нарушений. Эта процедура представляет собой исследование головного мозга, которое проводится с помощью датчиков, прикрепленных к голове пациента. Если за этот период от плательщика не поступило возражений, то приказ вступает в силу.

Запросить справку по почте, приложив к письму копии документов и заявлениетакже необходимо вписать адрес, на который нужно отправить справку.

Если женщина была поставлена на учет не позднее 12-недельного срока беременности, ей нужно взять справку об. Тема: Бесплатные консультации для подписчиков. Доверенность в простой письменной форме может быть выдана гражданином (физическим лицом).

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Виссарион

    Всё-таки хорошие актёры обычно прогорают на туалетном или бесцветном юморе(((( Так и не получилось просмотреть от и до.